POWIATOWE CENTRUM POMOCY RODZINIE

Znak sprawy: PCPR.I.343/2/2017                                                   Płońsk, dnia 10.04.2017 r.

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY CENOWEJ

w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro na dostawę materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych dla Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Płońsku

Na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015, poz. 2164z późn. zm.) oraz Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Płońsku (Zarządzenie Nr 14/2015 Dyrektora PCPR z dnia 23 października 2015 r.), Zamawiający – Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Płońsku, ul. Związku Walki Młodych 10, 09 – 100 Płońsk zaprasza Wykonawcę do złożenia oferty cenowej w ww. postępowaniu.

I.     Opis przedmiotu zamówienia:

1.    Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych do siedziby Zamawiającego zgodnie z Wykazem rzeczowo – ilościowym (Załącznik nr 1a)

2.    Załącznik nr 1a przedstawia szczegółowy opis potrzeb Zamawiającego dotyczący materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych, zawiera rodzaj materiałów oraz ich szacunkowe ilości w okresie objętym zamówieniem.

3.    Dostawa przedmiotu zamówienia będzie realizowana w miarę pojawiającego się zapotrzebowania Zamawiającego, bez względu na wartość dostawy. Dostawa nastąpi w terminie 4 dni roboczych od złożenia przez Zamawiającego zamówienia w formie elektronicznej lub telefonicznie transportem Wykonawcy na jego koszt i ryzyko do siedziby Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji dostawy w terminie krótszym niż określono powyżej w uzasadnionych przypadkach w uzgodnieniu z Wykonawcą.

4.    Dostawy będą realizowane partiami w ilościach wskazanych w każdorazowym zamówieniu Zamawiającego. W przypadku dostarczenia materiałów innych niż zamówione przez Zamawiającego lub braków ilościowych, Wykonawca zobowiązuje się do ich wymiany na materiały właściwe lub dostarczenie brakujących materiałów w terminie 4 dni roboczych od daty zgłoszenia przez Zamawiającego.

5.    Zamawiający może dowolnie zmniejszyć ilość zamawianych materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych określonych szacunkowo w Wykazie rzeczowo – ilościowym (Załącznik nr 1a) oraz złożonej ofercie w zależności od potrzeb. Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługuje  żadne roszczenie finansowe lub prawne.

6.    Zamawiający może zwiększyć ilość zamówionych materiałów w zależności od potrzeb własnych do limitu środków finansowych.

7.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakupu innych materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych nie wymienionych w Wykazie po cenach wynikających z ogólnie dostępnego cennika Wykonawcy na dzień złożenia zamówienia przez Zamawiającego do limitu posiadanych środków finansowych

8.    Zamawiający wymaga by materiały eksploatacyjne nie były regenerowane, tj. takie, które wytworzono przez samo uzupełnienie środka drukującego lub z pomniejszeniem procesu produkcyjnego.

9.    Zamawiający wymaga by dostarczone materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych spełniały następujące wymagania:

1)      Muszą być fabrycznie nowe

2)      Muszą być pakowane pojedynczo, dostarczone do Zamawiającego w oryginalnych opakowaniach producenta, muszą posiadać na opakowaniach zewnętrznych logo i nazwę producenta, opis zawartości i numer katalogowy, w przypadku dostawy zamienników (produktów równoważnych) wymagane jest podanie na opakowaniu oznaczenia oryginalnego materiału eksploatacyjnego, którego dotyczy dany zamiennik (produkt równoważny)

3)      Muszą posiadać datę ważności nie krótszą niż 12 miesięcy od daty dostarczenia Zamawiającemu.

4)      Przez produkt równoważny Zamawiający rozumie materiał o parametrach i standardach jakościowych takich samych bądź lepszych (pojemność tonera, wydajność i jakość wydruku) w stosunku do materiału oryginalnego, pożądanego przez Zamawiającego. Jednocześnie musi on być fabrycznie nowy. Po jego zainstalowaniu w sprzęcie na monitorze oraz panelu kontrolnym sprzętu nie mogą się pojawiać żadne negatywne komunikaty (np. produkt nie sygnalizuje we właściwy sposób stanu zużycia tonera lub pokazuje komunikaty o nieoryginalności zastosowanego materiału). W przypadku gdy produkt oryginalny posiada wbudowany układ scalony, który monitoruje proces druku i zużycie tonera, produkt równoważny musi posiadać analogiczny element.

10.         Stosowanie produktów równoważnych oferowanych przez Wykonawcę nie może naruszać warunków gwarancji sprzętu, pod rygorem odpowiedzialności Wykonawcy za jej utratę

11.         Wykonawca bierze na siebie odpowiedzialność za uszkodzenie sprzętu niezależnie od tego czy sprzęt jest objęty gwarancją producenta czy w okresie pogwarancyjnym, spowodowane używaniem dostarczonych materiałów eksploatacyjnych.

12.         Jeżeli na skutek awarii sprzętu wynikłej z winy zastosowania materiałów równoważnych Zamawiający utraci gwarancję producenta urządzenia, w ramach rekompensaty za utracone korzyści wykonawca w drodze stosownej umowy będzie zobowiązany do przejęcia obowiązków gwaranta na pozostały okres udzielonej gwarancji, bez zmiany jej warunków.

13.         Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę obejmującą całość zamówienia.

II.     Termin realizacji zamówienia:

1.    Zamówienie realizowane będzie w terminie:

a)                    Rozpoczęcie – od dnia zawarcia umowy, zależnie od potrzeb Zamawiającego

b)   Zakończenie – do 31.12.2017r. z zastrzeżeniem, że w przypadku wcześniejszego wykorzystania limitu środków finansowych określonych w § 5 ust. 1 umowy, umowa wygasa w terminie wcześniejszego wykorzystania środków finansowych.

2.    Dostawa przedmiotu zamówienia będzie realizowana w miarę pojawiającego się zapotrzebowania Zamawiającego, bez względu na wartość dostawy. Dostawa nastąpi w terminie 4 dni roboczych od złożenia przez Zamawiającego zamówienia w formie elektronicznej lub telefonicznie transportem Wykonawcy na jego koszt i ryzyko do siedziby Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji dostawy w terminie krótszym niż określono powyżej w uzasadnionych przypadkach w uzgodnieniu z Wykonawcą.

3.    Wykonawca dostarczy przedmiot zamówienia w dniach od poniedziałku do piątku w godz. 9⁰⁰ – 15⁰⁰ do siedziby Zamawiającego:

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Płońsku

ul. Związku Walki Młodych 10

09 – 100 Płońsk

Parter, pokój 104

III.     Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty- jest najniższa cena

IV.     Dokumenty i oświadczenia potwierdzające spełnienie przez oferowane dostawy wymagań określonych przez Zamawiającego:

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dla każdego produktu równoważnego dołączył do oferty dokument (np. certyfikat zgodności technicznej z oryginalnymi materiałami lub inny dokument), wydany przez niezależny przedmiot uprawniony do kontroli jakości, potwierdzający, że wydajność oferowanego materiału równoważnego jest taka sama lub wyższa w stosunku do oryginalnego materiału, produkowanego przez producenta sprzętu wymienionego w załączniku nr 1a. właściwymi normami, według których określona zostanie wydajność są stosowane przez producentów normy:

a)      ISO/IEC 19752 – norma pomiarów wydajności tonerów do monochromatycznych drukarek laserowych oraz do komponentów drukujących w dowolnym urządzeniu wielofunkcyjnym, które posiada cyfrową ścieżkę wydruku (np. wielofunkcyjne urządzenia posiadające komponenty drukarkowe),

b)      ISO/IEC – norma pomiarów wydajności kartidży tonerowych dla kolorowych drukarek laserowych oraz do komponentów drukujących w dowolnym urządzeniu wielofunkcyjnym (np. wielofunkcyjne urządzenia posiadające komponenty drukarkowe),

Zamawiający wymaga, aby załączone dokumenty były w języku polskim lub z tłumaczeniem na język polski.

V.  Miejsce i termin złożenia oferty:

1.    Formularz oferty cenowej (Załącznik Nr 1 wraz z wykazem rzeczowo – ilościowym Załącznik 1a)

2.    Dokumenty wynikające z pkt. IV niniejszego Zaproszenia

3.    Pełnomocnictwo jeżeli zostało udzielone

należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Płońsku, ul. Związku Walki Młodych 10, 09 – 100 Płońsk, pokój 104 parter, w terminie do dnia 18.04.2017r. do godziny 14⁰⁰ w kopercie zaadresowanej do Zamawiającego z napisem: „Oferta (znak sprawy: PCPR.I.343/2/2017) w postepowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro na dostawę materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych dla Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Płońsku”

VI. Informacje uzupełniające:

1.      Przed podpisaniem umowy Wykonawca będzie zobowiązany do przedłożenia kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem właściwego rejestru: np. aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

2.      Jeżeli jako najkorzystniejsza wybrana zostanie oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Wykonawca przed podpisaniem umowy zobowiązany jest dostarczyć umowę regulującą współpracę Wykonawców w formie kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę składającego ofertę).

     Wszelkich informacji oraz wyjaśnień związanych z przedmiotem zamówienia udziela:   Jolanta Konczewska – tel. 23 662 75 49 wew. 14

                                                                                                               ZAMAWIAJĄCY

 Dyrektor

Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Płońsku

mgr Agnieszka Piekarz

Załączniki:

1.        Formularz oferty cenowej – Załącznik nr 1

2.        Wykaz rzeczowo – ilościowy – Załącznik 1a

3.        Wzór umowy – Załącznik nr 2